Firmenwissen lebt an drei Orten: in den Köpfen einiger weniger Kollegen, in einem gewachsenen Ordner auf dem Fileserver und in einer Wiki-Instanz, die vor vier Jahren jemand aufgesetzt hat und die seither niemand pflegt. Wenn dann jemand kündigt, wird sichtbar, wie viel davon nirgends stand.
Der Standardausweg heißt Confluence oder Notion. Beides funktioniert — und beides bedeutet, ausgerechnet das Dokument mit den internen Abläufen, den Notfallplänen, den Kundenbesonderheiten und gelegentlich den Zugangswegen auf Servern eines Anbieters außerhalb der EU abzulegen. Für eine Wissensdatenbank ist das eine ungünstige Kombination: hoher Schutzbedarf, gleichzeitig hohe Abhängigkeit, denn ein Wiki verlässt man selten sauber.
Es gibt gute selbst gehostete Alternativen. Fünf davon lohnen einen genaueren Blick.
Outline
Am ehesten das, was man sich unter „Notion, aber im eigenen Haus“ vorstellt. Sauberer Editor, schnelle Suche, Sammlungen statt starrer Baumstruktur, gemeinsames Arbeiten in Echtzeit, Kommentare, API. Optisch und in der Bedienung das ausgereifteste Projekt in dieser Auswahl.
Technisch: Node.js, PostgreSQL, Redis und ein S3-kompatibler Speicher für Anhänge — also vier bewegliche Teile, kein Ein-Container-Betrieb.
Zwei Dinge, die man vorher wissen sollte:
Die Anmeldung läuft ausschließlich über einen Identitätsanbieter. Outline hat bewusst keine lokale Benutzerverwaltung mit Passwörtern. Es braucht Entra ID, Google Workspace, Authentik, Keycloak oder einen anderen OIDC-Anbieter. Wer so etwas ohnehin betreibt, bekommt das geschenkt; wer nicht, muss es zuerst aufbauen.
Die Lizenz ist keine klassische Open-Source-Lizenz, sondern eine Business Source License mit Umwandlung in eine freie Lizenz nach einigen Jahren — dieselbe Konstruktion, die auch bei Terraform für Diskussionen gesorgt hat. Interne Nutzung im eigenen Unternehmen ist erlaubt; wer Outline als Dienst für Dritte anbieten will, muss die Bedingungen genau lesen.
Passt für: Teams von zehn bis mehreren hundert Personen, die einen echten Confluence-Ersatz suchen und einen Identitätsanbieter im Haus haben.
BookStack
Der unspektakuläre Gegenentwurf — und in der Praxis oft die richtige Wahl. Die Struktur ist bewusst starr und dadurch sofort verständlich: Regale, Bücher, Kapitel, Seiten. Wer schon einmal ein Wiki gesehen hat, in dem sich niemand mehr zurechtfand, weiß diese Beschränkung zu schätzen.
Technisch: PHP mit MySQL oder MariaDB. Ein klassischer Stack, der auf jedem Webhosting-Server läuft, wenig Ressourcen braucht und sich mit gewöhnlichem Werkzeug sichern lässt. MIT-Lizenz, ohne Einschränkungen.
Dazu kommt, was Unternehmen tatsächlich brauchen: feingranulare Berechtigungen bis auf Seitenebene, Anbindung an LDAP, SAML und OIDC, ein Prüfprotokoll, Seitenvorlagen, Versionsgeschichte, ordentlicher Export als PDF, HTML oder Markdown. Der Editor bietet WYSIWYG und Markdown wahlweise.
Was fehlt: gleichzeitiges Bearbeiten in Echtzeit und die verspielten Bausteine moderner Notiz-Werkzeuge. BookStack ist ein Wiki, kein Arbeitsbereich.
Passt für: Handbücher, Betriebsdokumentation, Onboarding-Unterlagen, Qualitätsmanagement — überall dort, wo Dokumente über Jahre stabil und auffindbar bleiben sollen. Der geringste Betriebsaufwand in dieser Liste.
AFFiNE
Der ambitionierteste Ansatz: Dokument und unendliche Zeichenfläche in einem Werkzeug. Derselbe Inhalt lässt sich als strukturierter Text oder als Karten auf einem Whiteboard betrachten — im Ergebnis eine Kombination aus Notion und Miro. Local-first aufgebaut, das heißt: Es funktioniert offline, und Änderungen werden zusammengeführt, statt sich gegenseitig zu überschreiben.
Für Konzeptarbeit, Architekturskizzen und Workshops ist das reizvoll — genau die Stelle, an der klassische Wikis nichts anzubieten haben außer einem eingebetteten Bild.
Der Vorbehalt: Das Projekt entwickelt sich schnell, und die selbst gehostete Variante ist erkennbar weniger abgehangen als der gehostete Dienst. Für eine zentrale Firmendokumentation, die in fünf Jahren noch unverändert laufen soll, würde ich es heute nicht wählen. Als Ergänzung für kreative Arbeit neben einem stabilen Wiki dagegen sehr wohl.
Passt für: Teams mit visueller Arbeitsweise, Produktentwicklung, Workshop-Dokumentation.
AppFlowy
Ebenfalls als Notion-Alternative angetreten, technisch anders gebaut: Rust im Kern, Flutter für die Oberfläche, dadurch native Anwendungen für Desktop und Mobilgeräte statt reiner Weboberfläche. Seiten, Datenbanken mit verschiedenen Ansichten, Aufgaben — die vertrauten Bausteine.
Auch hier local-first: Die Daten liegen zuerst lokal, die selbst hostbare Cloud-Komponente synchronisiert. Wer die Server-Seite nicht betreiben will, hat eine funktionierende Einzelplatz-Lösung, die niemandem Daten schickt — für Einzelunternehmer und kleine Büros ein sehr praktischer Zwischenschritt.
Der Vorbehalt entspricht dem bei AFFiNE: Die kollaborative Server-Seite ist der jüngere Teil des Projekts. Als persönliche oder Kleinteam-Lösung ausgereift, als zentrale Unternehmensdokumentation noch nicht die konservative Wahl.
Passt für: Einzelplatz und kleine Teams, alle mit Wunsch nach echten Desktop- und Mobil-Anwendungen.
Memos
Der kleinste Kandidat, mit dem klarsten Zuschnitt. Ein einzelnes Go-Binary mit SQLite oder PostgreSQL, eine Oberfläche wie ein privater Kurznachrichten-Strom: kurze Einträge, Tags, Markdown, wahlweise privat oder per Link geteilt. MIT-Lizenz.
Was das nützt: Memos löst ein anderes Problem als ein Wiki. Es ist der Ort für Dinge, für die man kein Dokument anlegt und die deshalb sonst in privaten Notizen verschwinden — der Befehl, der das Problem letzte Woche gelöst hat, der Ansprechpartner beim Dienstleister, die Fehlermeldung samt Ursache. Ein durchsuchbares Arbeitsprotokoll.
Erwartungen richtig setzen: keine Hierarchie, keine Berechtigungen auf Dokumentebene, kein gleichzeitiges Bearbeiten. Das ist kein Mangel, sondern der Entwurf.
Passt für: Betriebsprotokolle, persönliche Wissenssammlung, kleine Teams mit Bedarf an einer Schnellablage — sehr gut neben einem Wiki, nicht statt eines Wikis.
Weitere, die man kennen sollte
- Docmost — jüngeres Projekt, das Outline am nächsten kommt: Bereiche, Berechtigungen, Echtzeit-Bearbeitung, PostgreSQL, klassische Open-Source-Lizenz und lokale Benutzerkonten ohne zwingenden Identitätsanbieter. Für alle interessant, die Outline gut finden, aber an dessen Lizenz oder Anmeldezwang hängen bleiben.
- Wiki.js — funktionsreich und flexibel, mit vielen Anmeldeverfahren und Speicher-Backends. Ein Blick auf den Entwicklungsstand der jeweiligen Hauptversion lohnt vor der Entscheidung.
- HedgeDoc — gemeinsames Schreiben in Markdown, ideal für Protokolle in Besprechungen.
- TriliumNext — sehr mächtige persönliche Wissensdatenbank mit Verlinkung, Attributen und Skripting. Für Einzelpersonen stark, für Teams nicht gedacht.
- Nextcloud mit Collectives — wenn Nextcloud ohnehin läuft, ist das der Weg mit dem geringsten Zusatzaufwand.
- Docs-as-Code — für technische Dokumentation, die zum Quellcode gehört, ist MkDocs Material, Docusaurus oder Antora oft besser als jedes Wiki: Die Doku liegt im selben Repository, durchläuft dieselbe Prüfung im Pull Request und ist automatisch zur Software versioniert.
- Zammad — für Support-Wissen, das ohnehin am Ticket entsteht, ist die integrierte Wissensdatenbank des Ticketsystems meist der bessere Ort als ein separates Wiki.
Der Souveränitätspunkt
Bei Dokumentation greift das Argument stärker als bei den meisten anderen Werkzeugen, aus drei Gründen.
Der Inhalt ist besonders sensibel. In der Betriebsdokumentation stehen Netzpläne, Notfallabläufe, Ansprechpartner, Vertragsdetails und Verfahrensbeschreibungen. Wer das Wiki hat, hat eine Landkarte des Unternehmens — für Angreifer der wertvollste einzelne Datenbestand.
Die Bindung ist besonders eng. Ein Wiki mit fünf Jahren Historie wechselt man nicht nebenbei. Verweise zwischen Seiten, eingebettete Dateien, gewachsene Struktur, Gewohnheiten: Der Export liefert Text, aber selten den Zusammenhang. Diese Bindung entsteht schleichend und ist genau dann am größten, wenn der Anbieter Preise oder Bedingungen ändert.
Es ist die Rückfallebene. Wenn Systeme ausfallen, ist die Dokumentation das, worin man nachschlägt. Sie sollte nicht von derselben Internetverbindung oder demselben Anbieter abhängen wie das, was gerade nicht funktioniert. Eine Notfalldokumentation, die nur online in einer fremden Cloud liegt, ist im Ernstfall genau dann nicht da.
Best Practices
Den Export vor der Entscheidung testen. Nicht ob es einen Export gibt, sondern was dabei herauskommt: Sind es einzelne Markdown-Dateien mit funktionierenden Verweisen und Bildern, oder ein proprietäres Archiv? Diese halbe Stunde am Anfang entscheidet, ob ein späterer Wechsel möglich ist.
Eine Quelle, nicht drei. Der häufigste Fehler ist nicht das falsche Werkzeug, sondern das zweite daneben. Sobald Wissen parallel im Wiki, im Ticketsystem und im Chat steht, ist keine Version mehr verlässlich. Beim Einführen gehört festgelegt, was wohin gehört — und die alten Ablagen gehören schreibgeschützt gestellt, nicht bloß ignoriert.
Suche schlägt Struktur. Wer viel Zeit in eine Baumhierarchie steckt, stellt nach einem Jahr fest, dass alle über die Suche gehen. Sorgfältige Titel und Tags bringen mehr als jede Gliederung.
Zugangsdaten gehören nicht ins Wiki. Auch nicht „nur der Benutzername“. Dafür gibt es Passwortverwaltungen — Vaultwarden oder Bitwarden selbst gehostet — mit Verweis aus der Dokumentation heraus. Ein Wiki-Export in falschen Händen ist unangenehm; einer mit Zugangsdaten ist ein Vorfall.
Verantwortliche und Prüftermine. Jede wichtige Seite bekommt einen Eigentümer und ein Datum der letzten Prüfung. Veraltete Dokumentation ist gefährlicher als fehlende: Bei fehlender fragt man nach, bei veralteter handelt man falsch.
Anmeldung über den vorhandenen Identitätsanbieter. Wer ausscheidet, verliert den Zugang mit dem Konto — nicht erst, wenn jemand daran denkt. Bei Outline ist das ohnehin Pflicht, bei den anderen dringend zu empfehlen.
Sichern heißt zweierlei: Datenbank und Anhänge. Bei Outline kommt der S3-Speicher hinzu, bei BookStack das Upload-Verzeichnis. Und einmal im Jahr eine Wiederherstellung üben — ein Backup, das nie zurückgespielt wurde, ist eine Vermutung.
Offline verfügbar halten. Von der Notfalldokumentation gehört ein aktueller Export außerhalb des Systems — als PDF auf einem anderen Rechner oder ausgedruckt im Serverraum. Genau dann, wenn man sie braucht, ist das Wiki gern mit ausgefallen.
Kurze Empfehlung
Für die meisten KMU: BookStack. Geringster Betriebsaufwand, klare Struktur, ordentliche Rechteverwaltung, freie Lizenz. Die langweiligste und meistens richtige Antwort.
Für Teams mit Identitätsanbieter, die Confluence ersetzen: Outline — oder Docmost, wenn Lizenz und Anmeldezwang stören.
Für visuelle und konzeptionelle Arbeit: AFFiNE, ergänzend zu einem stabilen Wiki.
Für Einzelunternehmer und kleine Büros: AppFlowy, gern zunächst ohne Server-Seite.
Als Schnellablage neben allem anderen: Memos.
Für technische Dokumentation zum Quellcode: Docs-as-Code im Repository.
Wir richten solche Systeme ein, migrieren aus Confluence, Notion oder gewachsenen Fileserver-Strukturen und betreiben sie mit — inklusive Anbindung an Ihren Identitätsanbieter und funktionierender Sicherung. Sprechen Sie uns an.
Timo Bergen
Gründer & Geschäftsführer
